¿Está listo tu negocio para la temporada de huracanes?

por Yanira Hernández Cabiya.

Hace seis años los puertorriqueños vivimos una experiencia que marcó nuestras vidas para siempre, el huracán María. Vivimos en un corredor por donde todos los años pasan tormentas y huracanes, con una infraestructura de servicios básicos débil, por lo que nos toca asegurarnos de hacemos lo necesario para sobrevivir en tiempos de crisis.

Por eso, los expertos enfatizan en la necesidad de tener un plan de emergencia y de recuperación de desastres, que comienza con una evaluación de lo que se tiene, un plan para proteger su negocio y sus empleados y otro para reanudar la operación tan pronto la emergencia haya pasado.

A comienzos de año

La temporada de huracanes comienza el 1 de junio de cada año, así que durante los meses de marzo y abril el dueño de un negocio debió sacar tiempo para:

Revisar la póliza de seguro de la propiedad.

“Todos los negocios deberían hacer un análisis de los riesgos y de las vulnerabilidades particulares de cada establecimiento. No es lo mismo un restaurante al lado de la playa que uno en el tope de una montaña u otro en pleno centro de la ciudad”, recomienda la Asociación de Compañías de Seguro (ACODESE).

Un productor de seguros licenciado debe poder asesorarle sobre cuál, de todos los productos que hay en el mercado, es el que mejor le ayuda a protegerse en caso de un desastre natural. La decisión sobre cuál es el seguro más adecuado debe ir mucho más allá que solo mirar el precio. Esto es una inversión que a largo plazo le ahorrará mucho dinero y dolores de cabeza. Por eso debe asegurarse de que su cubierta incluya un endoso (rider) para gastos extraordinarios y pérdida de ingresos por interrupción de negocios. Estos endosos pueden incluir desde lo más básico hasta la posibilidad de compensar los costos de un generador para que pueda mantenerse operando una vez pasa la emergencia.

“Es importante que al momento de decidir sobre una póliza, usted haga todas las preguntas y tenga claro hasta dónde está asegurado y que deducibles tiene”, advierte ACODESE. Cuanto más económica sea la cubierta, la exposición del asegurador es menor y mayor será la responsabilidad del dueño. Se recomienda además que cada comerciante se siente con un planificador financiero y establezca reservas de contingencia. Además, se debe asegurar de tener una cubierta de contenido, adicional al seguro de hazard, de manera que si se inunda el restaurante y se dañan los muebles ese contenido esté cubierto.

Otro punto importante es que si se realizan mejoras a la propiedad, es fundamental que se revise la cubierta para que se ajuste a esos cambios. Si tienes un volumen de ventas mayor también hay que revisar si el tope de perdida de ingresos es suficiente para compensar. No es apropiado renovar de año en año de forma automática. Grabe en vídeo o tome fotos del interior y el exterior del edificio; esto le ayudará en la verificación de sus reclamos al seguro. No hay una receta para todos, varia de negocio en negocio, lo importante es que se haga el análisis como una radiografía.

Escriba un plan

Un plan que no está escrito es muy difícil de seguir. Establezca por escrito los procedimientos para proteger la propiedad y su contenido en caso de huracán. Ese plan debe incluir adiestrar a sus empleados para que cada cual sepa implementarlo. Determine qué necesita: cinta adhesiva para sellar conductos, bolsas de arena para evitar la entrada de agua, tormenteras, generador de emergencia. Designe una persona y un suplemente que serán los encargados de poner en función el plan cuando sea necesario.

Cree una alerta para los empleados

Establezca el método mediante el cuál alertará a los empleados de que el plan de emergencia ha sido activado. Ese mismo método debe servir para verificar el status de los empleados luego de que pase la tormenta. Los empleados de un restaurante son su principal recurso, asegúrese de que todos están bien y sus familias atendidas para que puedan regresar a trabajar tan pronto sea seguro. “Algo que me funcionó fue tener un plan para los empleados sobre como vamos a trabajar 24 horas después de pasada la emergencia, cómo nos vamos a comunicar”, explica Luly Bustillo, profesora y gerente de protección de alimentos certificada por Asociación de Restaurantes de Estados Unidos. La chef experta en manejo de alimentos y quien tiene su propio negocio de comida indica el plan que se establezca debe adaptarse a la realidad del negocio una vez haya pasado la tormenta.

Tenga contratos de mantenimiento y suplido

Los negocios que mejor funcionaron justo después de la emergencia fueron aquellos que tenían una compañía de confianza para el suplido de su materia prima y de combustible para el generador o las cocinas. Como comenta Carlos Almenas, vicepresidente de operaciones de BTC Inc, además de tener un contrato de mantenimiento al día para el generador, debe tener uno para el servicio de cámaras de seguridad, alarmas y controles de acceso. Así mismo debe asegúrese de que las cámaras de seguridad que coloque fuera del edificio están diseñadas para exterior y son aprueba de vandalismo, ello evitará que los vientos y la lluvia arruinen los aparatos, indica el ingeniero.

Otro contrato importante es el de suplido de productos para que pasada la emergencia, pueda reponer su inventario y comenzar a operar rápidamente. Conozca quien es su suplidor. “Hay que hacer un acuerdo con la persona que dará mantenimiento a la planta y la que te provee el combustible. Esas dos personas son claves por el precio y la disponibilidad del servicio”, explica Ramón Leal, vicepresidente de Chili’s y Romano’s Macaroni Grill. El empresario habla por experiencia propia al afirmar que esa relación puede ser la diferencia entre poder abrir o no un negocio de comida luego de una emergencia como el paso de un huracán.

Leal indica que otro servicio indispensable es el suplido de agua. Sabemos que cuando se va la luz se afecta el servicio de agua potable y esto es imprescindible para operar un restaurante. “Hay que tener cisternas y la cisterna tiene ser en proporción al tamaño y necesidades del negocio. Un restaurante de 6,000 a 6,500 pies cuadrados, necesita de 4,000 a 5.000 galones diarios de agua. Un restaurante de comida rápida requiere menos, con 2,000 galones debe dar”, detalla Leal, cuya empresa opera varias cadenas de restaurantes. Además, debe asegurarse de siempre tener las máquinas de hielo y los filtros de agua limpios y en buen estado. Para esto también es necesario coordinar un contrato de mantenimiento.

Asegure la propiedad

Tan pronto anuncien que viene una tormenta o huracán limpie los desagües del edificio y si tiene alcantarillas cerca, asegúrese de que también están limpias de basura que impida el libre flujo del agua.

Amarre los compresores del aire acondicionado, la cisterna y la campana de extracción de aire que ubican en el techo con tensores fuertes, eso disminuirá la probabilidad de que los fuertes vientos de la tormenta los levanten y se los lleven.

Instale tormenteras, puertas y ventanas de seguridad pero además coloque bolsas plásticas en las hendiduras para evitar que se cuele la lluvia por la fuerza del viento. Retire todos los letreros u objetos externos que pueda. Coloque documentos y alimentos secos al menos a 3 pulgadas del piso. Si hay productos químicos deben estar cerrados con llave en lugares altos.

Retire todos los artículos sueltos de los escritorios y mesas, así como los cuadros y placas de las paredes. Desconecte todos equipos, cubra la mercancía y los terminales de computadora o cajas registradoras. Apague el interruptor del circuito de toda la electricidad con excepción de la refrigeración y cierre con llave todas las puertas al salir. Tenga en cuenta de antemano cómo esto puede afectar su sistema de alarma.

Al final, ningún plan estaría completo si no incluye un check list que permita que a la hora de la verdad verificar que no se quede nada sin revisar.

Cosas que debes tener:

• Una hoja sencilla con instrucciones

• Plan sobre cómo operar el negocio si no hay luz; instrucciones sobre cómo prender el generador y la cisterna

• Boletas para procesar ordenes de forma manual (entrenar a los empleados sobre cómo usarlas)

• Directorio de emergencias con teléfonos de los servicios de emergencias; hoja de procedimiento para tarjetas de crédito manuales con el número de comerciante; teléfono de los suplidores; número de un suplidor de guagua van en caso de necesitar moverse a buscar inventario

• Verificar que tienes cantidades adecuadas de tus productos básicos, así como botellas de agua y latas de refresco

• Número de teléfonos de los empleados